¿Qué conviene más: Project Online o Project On Premise?

Si estás investigando si conviene Project Online en la nube u On Premise, es decir en tus propios servidores, aquí te brindamos información que puede servirte para tomar decisiones.

Project On Premise

En este caso me refiero a Project instalado en los servidores de tu empresa. Es normal que muchas empresas prefieran tener el servidor dentro de la empresa ya sea por normativas de la industria en la que operan, o porque no confían en que los datos no serán usados de manera inadecuada o que caerán en manos equivocadas.

Aquí te indicaremos lo que debes tener en cuenta a la hora de evaluar qué es lo más ventajoso.

Requerimientos de recursos.

Para utilizar Project On Premise debes considerar los siguientes costos:

• Hardware: servidor o servidores donde se almacenará la información
• Red: infraestructura de red
  
• PC clientes: con Windows lo más actualizado posible, para luego instalar el software cliente
  
• Personal dedicado: persona administradora del sistema que va a configurar inicialmente y a mantener el mismo
• Costo de licencias:
  
  • Se requieren licencia por servidor y por cada usuario que se conectará Project Server.
    
  • También requieres licencias de Windows Server
    
  • Licencias de SQL Server para la base de datos donde se almacenará la información
    

Licenciamiento, versiones.

Aquí me estaré enfocando en las versiones que puedes instalar en tu empresa para que luego lo comparemos con las versiones cloud.

Versiones para instalar en tus computadoras y/o servidores

Microsoft Project Standard

Esta versión está disponible para instalar localmente. Está dirigido principalmente a Gerentes de Proyectos que cuentan con equipos de trabajo pequeños.
Esta versión no tiene la capacidad de conectarse con Project Server para poder trabajar a nivel portafolio de proyectos.
Se suele recomendar para pequeños equipos de trabajo con necesidades más básicas.

Microsoft Project Professional

Además de tener más herramientas que Project Standard, esta versión también de escritorio, se puede conectar con Project Server para poder así trabajar en equipo a nivel portafolio de varios proyectos.
Los miembros de los equipos de trabajo podrán editar, actualizar los proyectos.
Además, incluye manejo de recursos y colaboración vía Skype for Business.

Microsoft Project Server y Project CAL

Tener Project Server te permitirá trabajar a nivel portafolio de proyectos.

Para instalar Project Server debes tener tus licencias de Windows Server en orden, así como los de la base de datos SQL Server
y Sharepoint Server.
Por cada cliente de Project Profesional que se conecte al servidor, se requiere además una licencia llamada CAL (Client Access License o Licencia de Acceso de Cliente). Y de esas licencias CAL también deberás tener una para SQL Server y otra para Sharepoint Server.
Estas licencias CAL son las que te dan derecho a conectarte a cada sistema ya sea por la Web o localmente.
Existen dos tipos de licencias CAL. Puede ser: por Usuario o por Dispositivo.
La User CAL le da derecho a un usuario determinado a conectarse al servidor, sin importar si se conecta desde un pc en la empresa, o desde una laptop desde su casa.

La Device CAL o por dispositivo, está ligada a solamente un dispositivo, por ejemplo, cuando solo se utilizará en la computadora que está físicamente dentro de una empresa.

Ten en cuenta que cada licencia de Microsoft Project Professional ya te incluye una licencia CAL de dispositivo (Device CAL). Esto quiere decir que en la computadora que instales Project Professional, el mismo ya puede conectarse a Project Server.

Versiones Cloud

Microsoft Project Online

Project Online es el equivalente a Project Server, pero en la nube. Con esta versión tendrás las mismas habilidades que Project Server, pero sin tener que invertir en hardware, mantenimiento, licencias, actualizaciones, entre otros.
Y como está en la nube, no requieres de licencias CAL. Se maneja por suscripción o pago por uso.
Se puede manejar de manera híbrida ya que al tener una suscripción de Project Online te da derecho a conectarte con Project Server por si es el caso de que ya lo tengan en tu empresa.

Project Online Plan 1

O también conocido como “Microsoft Online Essential” o Esencial. Esta es una versión en la nube y la cual solo incluye acceso por medio de un navegador web. Es decir, no incluye ninguna versión para instalar localmente. Normalmente lo utilizan para usuarios que solo requieran ver los proyectos, pero no modificarlos y para tareas de seguimiento general.

Project Online Plan 3

O también conocido como “Microsoft Online Professional” o Profesional. Versión en la nube que incluye licencia para instalar localmente. Lo bueno es que esta versión la podrás instalar en hasta 5 equipos por cada usuario contratado.

Project Online Plan 5

O también conocido como “Microsoft Project Online Premium”. Por último, esta versión es similar a la opción de Plan 3, pero la versión que se instala tiene más funcionalidades y también podrás instalarla en hasta 5 equipos por usuario.

Ventajas de Project Online

Estas versiones para la nube se actualizan constantemente. En cambio, la versión Project Professional se puede actualizar solamente si se adquiere por separado mediante SA (Software Assurance).
Esta actualización a la que me refiero, incluye parches de seguridad, mejoras y actualizaciones a versiones mayores. Por ejemplo, si tienes la versión Project para instalar y lo adquiriste en el 2020 y que viene incluido en el Plan 3, al salir la versión 2021 podrás instalarla sin costo extra.
En cambio, si compraste licencias de Project Professional 2020 (las que se pagan una sola vez), luego para actualizarte a la versión 2021 o la más reciente, deberás volver a adquirir las licencias nuevamente, salvo que hayas contratado el SA o Soffware Assurance que te comenté más arriba el cual tiene costo aparte del costo de las licencias, ya que como su nombre lo indica es como una “especie” de seguro para actualizar e incluye un soporte técnico durante la duración del contrato.

Otra diferencia es que, si compraste una licencia de Project Professional, solo podrás instalarla en una sola computadora. En cambio, con las versiones cloud de Project Plan 3 y Plan 5, con cada usuario podrás instalar el Project Pro de escritorio en hasta cinco equipos o pc sin costo extra y de manera totalmente legal.

Relación con Office 365

Muchos usuarios tienen la duda de que, si para contratar Project Online Plan 1, Plan 3 o Plan 5, hay que tener o contratar Office 365 obligatoriamente. La realidad es que no es necesario ya que, si bien ambos son de Microsoft, pueden vivir juntos o por separado.

Te dejo una liga con el detalle del tipo de licencias.

Al final este blog es informativo y tú decides qué hacer con base en la información que te estoy compartiendo.
Espero que te haya sido de utilidad lo que te platiqué en este post.

Hasta la próxima.

ECR365 CLOUD TEAM
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