Microsoft Sharepoint es un paquete de diversas herramientas digitales enfocadas en el trabajo en equipo y destinadas a utilizarse en la construcción de sitios web, intranets, flujos de trabajo e implementación de soluciones para todo tipo de procesos en el ecosistema empresarial.
Años atrás, implementar esta paquetería informática requería de una sensible inversión en infraestructura y el departamento de TI de la empresa. Microsoft Sharepoint Online, integrado dentro de las soluciones ofrecidas en Office 365 Business, se enfoca en cambiar el paradigma.
Muchas empresas han integrado el empleo de Microsoft Sharepoint Online y las diversas soluciones Microsoft para negocios, como un punto de partida en su conversión digital. Entre los usos y mejoras más relevantes pueden citarse las siguientes.
Reinventar el espacio de trabajo
Durante el crecimiento natural de cualquier empresa en el escenario actual, las operaciones de la misma llegan a depender de equipos de trabajo entre decenas, cientos e incluso miles de empleados trabajando a diario simultáneamente.
Si a esto añadimos la probabilidad de que las operaciones dependan de la movilidad de puestos y cargos designados a funciones de vinculación, visita y traslado, integrar todas las variables en un mismo flujo de trabajo puede terminar siendo un reto importante.
La implementación de Sharepoint Online abre las puertas a soluciones pensadas en la integración de tareas y ambientes de trabajo distintos, en un mismo flujo de proceso, al permitir que los usuarios puedan acceder a la información y las herramientas desde dispositivos fijos o portátiles.
Respecto a la comunicación entre los colaboradores, el mejoramiento del ambiente laboral y la conformación de una comunidad capaz de intercambiar ideas por medio de Yammer, la red social empresarial, así como la realización de videoconferencias efectivas por medio de Skype for Business generarán un marco común desde donde nuevas soluciones surgirán fácilmente.
Con la utilización de sitios dedicados a equipos de trabajo y la interoperabilidad de las herramientas de Office y Sharepoint, junto a su portabilidad, el espacio de trabajo se redefine, elevando la efectividad de colaboradores en movimiento o en diferentes localizaciones.
Compartir recursos en línea
En el ecosistema actual, muchas empresas dependen de la generación de archivos multimedia de audio, video e imagen para sus operaciones, así como su estandarización en documentos que respondan a normativas de calidad.
Al utilizar Sharepoint Online, la conformación de repositorios de archivos compartidos entre todos los colaboradores de una misma empresa se convierte en un proceso automatizado y altamente configurable, que eleva la velocidad de propagación y empleo de información vital.
Al ser todos estos procesos en la nube garantizados por la tecnología de OneDrive, una única versión de todos los documentos y archivos de trabajo que podrá editarse simultáneamente por medio de la función de coautoría, sin importar si los colaborares comparten la oficina, o el país.
Esto, combinado con los potentes gestores de seguridad y privacidad que controlan el acceso a la información, ofrecen una experiencia ágil, además de garantizar la seguridad en el manejo de la información de la empresa.
Disminuir la inversión en infraestructura
La necesidad de integrar soluciones informáticas a una carga de trabajo que se espera se encuentre en constante crecimiento implica, en muchos casos, una inversión privativa en términos de infraestructura y recursos humanos; adquiriendo costoso equipo de almacenamiento y gestión y elevando la nómina del departamento de TI.
Con el desarrollo e implementación de Microsoft Sharepoint Online, disponible en la paquetería de soluciones integrales Office 365 para negocios, todas las operaciones de procesamiento se realizan en la nube, con lo que la necesidad de servidores propios disminuirá.
Facilitar la carga de trabajo de todos los colaboradores
Que las empresas integran soluciones de corto o mediano alcance durante su conformación inicial es un hecho reconocible: la mayoría de ellas implica un arco de aprendizaje para los empleados, dedicado a dichas soluciones, además de una suma de pasos para trabajar entre diversos programas informáticos.
Las diversas herramientas de Microsoft Office son ampliamente populares alrededor del globo y virtualmente, no existen usuarios sin una familiaridad al menos básica con alguna de sus aplicaciones ofimáticas.
Este rasgo tiende a eliminar e incluso disminuir el arco de aprendizaje de todos los colaboradores para familiarizarse con las soluciones Sharepoint; permitiendo que los flujos de trabajo se agilicen y su productividad se incremente por medio de una experiencia de trabajo uniforme.
Trabajadores enfocados, que realizan sus actividades en tareas estandarizadas sin pasos adicionales, son equivalentes a trabajadores felices y activos en las necesidades reales de la empresa; lo que en muchos casos depende del servicio al cliente, la calidad humana e incluso la convivencia entre todas las partes.
Al implementar Sharepoint Online, disponible dentro de la paquetería de soluciones integrales empresariales Office 365 for Business, las empresas están adquiriendo las herramientas necesarias para mejorar dinámicas de trabajo, incrementar la productividad y la operatividad de su negocio.
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